システム開発、ソフトウェア、ハードウェアなど、技術的な専門知識を持つエンジニアにとって、その知識をクライアントや他部署の非技術者にわかりやすく伝える能力は、プロジェクトを円滑に進める上で不可欠なスキルです。しかし、専門用語を多用しがちなエンジニアにとって、この「わかりやすく伝える」ことが大きな壁となることも少なくありません。専門用語の羅列や抽象的な説明では、聞き手の理解を得ることは難しく、誤解や認識のズレが生じ、プロジェクトの遅延や失敗を招いてしまいます。
そこで本記事では、非技術者に対して技術用語を噛み砕いて説明し、円滑なコミュニケーションを実現するための具体的な方法と実践的なヒントを紹介します。図解や例え話、簡潔な言葉遣いなど、すぐに実践できるテクニックが満載です。
技術用語をわかりやすく伝えるには？エンジニアが知っておくべき基本原則
相手の立場を理解する：非技術者の視点に立つ方法
技術的な説明をする際、エンジニアはまず、聞き手が自分とは異なる知識レベルや背景を持っていることを理解する必要があります。例えば、あなたが普段使っている「API」や「データベース」といった言葉は、非技術者にとっては外国語のように聞こえるかもしれません。自分が当たり前だと思っていることが、相手にとっても同じとは限らないのです。
そこで、説明を始める前に、聞き手がどのような知識を持っているのか、事前に確認したり想定したりすることが重要です。例えば、クライアントが小売業であれば、IT関連の専門知識はあまり高くないかもしれません。一方で、マーケティング部門の担当者であれば、Webサイトのアクセス解析などに関する基本的な知識は持っている可能性があります。このように、相手のバックグラウンドを考慮することで、説明のレベルを調整し、より理解しやすい内容にすることができるのです。
また、自分自身が非技術者だった頃を思い出してみるのも有効です。例えば、あなたが初めてプログラミングを学んだ時、何が難しかったでしょうか？専門用語の意味がわからなかったり、概念を理解するのに苦労したりした経験があるかもしれません。そういった経験を思い出し、当時の自分に説明するように心がけると、自然とわかりやすい説明になるでしょう。相手の立場を想像し、共感することで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。
補足すると、相手の理解度を確認しながら説明を進めることも有効です。例えば、説明の途中で「ここまでは大丈夫ですか？」、「何か質問はありますか？」などと問いかけ、相手の反応を見ながら進めることで、一方通行の説明にならず、理解を深めながら進めることが出来ます。相手の理解度に合わせて、説明の仕方を変えることも、説明上達の近道となります。
エンジニアは、技術的な内容をわかりやすく伝えるために、常に相手の視点に立つことが求められます。それはつまり、相手の知識レベルや経験を考慮し、それに合わせた説明を心がけるということです。その上で、相手の理解を確認しながら話を進めることも大切です。
専門用語の言い換え：誰でもわかる言葉に置き換えるテクニック
技術的な説明において、専門用語は避けて通れないものです。しかし、非技術者にとって、専門用語は理解を妨げる大きな要因となります。そこで、専門用語を誰でもわかる言葉に置き換えることが、技術説明の明瞭さを高める鍵となります。例えば、「サーバー」という言葉は、「データを保管・処理するコンピューター」と言い換えることができます。「データベース」であれば、「情報を整理して蓄積する場所」といった具合です。このように、普段何気なく使っている専門用語を、より一般的な言葉で表現するよう心がけましょう。
また、専門用語を言い換える際には、聞き手がイメージしやすい言葉を選ぶことが重要です。例えば、「クラウド」という言葉は、「インターネット上にデータを保存する仕組み」と言うだけでなく、「遠くにある大きな倉庫にデータを預けるようなイメージです」と付け加えることで、より具体的なイメージを持ってもらうことができます。聞き手の知識や経験に合わせた言葉選びが、理解を深めるためには欠かせません。専門用語を別の言葉で置き換える際には、辞書や類語辞典を活用するのも一つの方法です。
具体例を挙げてみましょう。例えば、あなたが開発した新しいアプリケーションについて、クライアントに説明する場面を想像してみてください。「このアプリケーションは、REST API を使用してデータを取得し、JSON 形式でレスポンスを返します」という説明では、クライアントは理解に苦しむでしょう。しかし、「このアプリケーションは、インターネット経由でサーバーと通信し、必要な情報を取得します。情報のやり取りは、シンプルでわかりやすい形式で行われます」と言い換えると、格段にわかりやすくなります。このように、専門用語を一般的な言葉に置き換えることで、非技術者にも内容を理解してもらいやすくなるのです。
さらに、専門用語を一度一般的な言葉で説明した後に、カッコ書きで専門用語を添える方法も効果的です。例えば、「データを保管・処理するコンピューター（サーバー）」といった具合です。この方法なら、聞き手は一般的な言葉で理解を深めつつ、専門用語も同時に学ぶことができます。このような工夫を重ねることで、専門用語への理解を徐々に深めてもらうことが可能です。したがって、専門用語をわかりやすい言葉に言い換えることは、非技術者とのコミュニケーションを円滑にするための重要なスキルと言えます。
情報の重要度を判断する：何を伝え、何を省くか？
技術的な説明を行う際には、伝えるべき情報と省くべき情報を適切に判断することが重要です。なぜなら、すべての情報を詳細に伝えようとすると、かえって聞き手を混乱させてしまうからです。例えば、あなたが開発したシステムの仕組みを説明する際に、内部の複雑なアルゴリズムまで詳細に説明する必要はありません。聞き手が知りたいのは、システムがどのように動作し、どのようなメリットがあるのか、という点です。そのため、詳細な技術的説明は、必要最小限にとどめるようにしましょう。
情報の重要度を判断するためには、聞き手が何を知りたいのかを理解することが重要です。例えば、クライアントがシステムの導入を検討している場合、彼らが最も関心を持っているのは、システムの機能や導入によって得られる効果でしょう。それゆえに、技術的な詳細よりも、ビジネス上のメリットを強調することが重要です。具体的には、システムの導入によって業務がどのように効率化されるのか、コスト削減にどのように繋がるのか、といった点を中心に説明すると良いでしょう。一方で、社内のエンジニア向けのプレゼンであれば、システムのアーキテクチャや使用している技術など、より詳細な情報を伝える必要があります。
また、情報を取捨選択する際には、聞き手の反応を見ながら判断することも重要です。例えば、説明の途中で聞き手が難しい顔をしていたり、質問が多かったりする場合は、情報が多すぎるか、説明がわかりにくい可能性があります。その場合は、一度立ち止まって、聞き手の理解度を確認しましょう。そして、必要に応じて、説明をより簡潔にしたり、例え話を用いてわかりやすくしたりするなど、柔軟に対応することが求められます。このように、情報の重要度を判断し、伝えるべき内容を絞り込むことで、聞き手にとって理解しやすい説明になるのです。
加えて、情報の重要度を判断する際には、説明全体の構成も考慮する必要があります。例えば、プレゼンテーションであれば、最初に全体像を示し、次に重要なポイントを絞って説明し、最後にまとめを行う、といった流れが一般的です。つまり、情報の重要度に応じて、話の構成や時間配分を調整することが重要です。これにより、聞き手は話の流れを理解しやすくなり、重要なポイントを記憶に留めやすくなります。このように、話の構成も意識して情報を選別することも、非常に大切です。そして、これらの説明スキルは、次のセクションで述べる「わかりにくい説明の共通点」を避けることにも繋がります。
エンジニアが陥りがちな、わかりにくい説明の共通点とは？
情報過多による混乱：一度に多くを伝えすぎない
技術に精通しているエンジニアは、その専門性の高さゆえに、説明する際に多くの情報を盛り込みがちです。しかし、情報が多すぎると、聞き手は混乱し、重要なポイントを理解することが難しくなります。例えば、新しいソフトウェアの使い方を説明する際に、すべての機能を一度に説明しようとすると、聞き手は圧倒されてしまい、結局何も理解できない、という事態に陥りかねません。これは、人間の脳が一度に処理できる情報量には限界があるためです。
情報過多を避けるためには、説明する内容を絞り込むことが重要です。具体的には、聞き手にとって最も重要だと思われる情報、理解しやすい情報を選び出し、それ以外の情報は思い切って省くようにします。例えば、ソフトウェアの説明であれば、基本的な操作方法や、よく使う機能に絞って説明することで、聞き手の理解を助けることができるでしょう。一度に多くの情報を伝えるのではなく、ポイントを絞って簡潔に説明することが重要なのです。また、説明の途中で、聞き手の理解度を確認しながら進めることも効果的です。
たとえば、あなたが新しいプログラミング言語を学ぶ場面を想像してみてください。いきなりすべての構文や機能を説明されても、頭がパンクしてしまいますよね。しかし、まずは基本的な構文や、よく使う機能から学び、徐々にステップアップしていくことで、無理なく理解を深めることができるはずです。それと同様に、技術的な説明を行う際には、聞き手の立場に立って、理解しやすい順序で、段階的に情報を伝えていくことが大切です。そのためには、情報を小分けにし、一つのトピックについて説明し終えたら、次のトピックに移る前に、聞き手の理解を確認することが必要です。
さらに、説明する情報の優先順位を明確にすることも、情報過多を防ぐための有効な手段です。たとえば、システムの説明であれば、最初にシステムの概要や目的を説明し、次に主要な機能や特徴を説明するといった具合に、重要な情報から順に説明することで、聞き手の理解を助けることができます。このように、伝えるべき情報の優先順位を明確にし、優先度の高い情報から順に説明することで、聞き手は理解しやすくなり、説明内容も記憶に残りやすくなります。そして、情報を整理し、段階的に説明することは、聞き手の理解を深めるために不可欠です。
専門用語の多用：相手が理解できない言葉を使わない
エンジニアは、日常的に専門用語を使用しているため、無意識のうちに専門用語を多用した説明をしてしまいがちです。しかし、非技術者にとっては、専門用語は理解の妨げとなります。例えば、あなたが「デプロイ」や「インスタンス」といった言葉を使っても、聞き手は意味を理解できず、説明についていけなくなるでしょう。このような状況は、エンジニアと非技術者の間に、知識のギャップがあるために生じます。聞き手が理解できない言葉を多用することは、コミュニケーションの障壁となるのです。
専門用語の使用を避けるためには、まず、自分自身がどのような専門用語を普段使っているのかを認識することが必要です。例えば、普段の業務でよく使う言葉をリストアップし、それらの言葉が非技術者にとってわかりやすいかどうかを検討してみましょう。そして、非技術者にもわかるような、より一般的な言葉に置き換えることが大切です。加えて、専門用語の使用を完全に避けることが難しい場合は、専門用語を使う前に、その意味を簡単に説明することを心がけましょう。これにより、聞き手は専門用語の意味を理解し、その後の説明についていくことができるようになります。
たとえば、あなたがWebサイトの制作を依頼されたクライアントに、「このサイトはCMSを使って構築します。CMSとは、コンテンツ・マネジメント・システムの略で、HTMLなどの専門知識がなくても、簡単にサイトの更新ができるシステムです。」と説明すれば、クライアントはCMSという言葉の意味を理解し、安心することができるでしょう。このように、専門用語を使う際には、その意味をわかりやすく説明することで、聞き手の理解を助けることが可能です。さらに、専門用語の言い換え表現を事前に用意しておくことも効果的です。
補足すると、専門用語集を作成し、クライアントや関係者に配布することも有効な方法の一つです。専門用語集には、各用語の定義や、必要に応じて、より詳細な説明を記載します。これにより、関係者は必要に応じて専門用語の意味を確認することができるようになり、理解のずれを未然に防ぐことが出来ます。また、専門用語を完全に排除するのではなく、適切な場面で使い、徐々に非技術者に理解を深めてもらう方法もあります。これにより、非技術者は段階的に専門知識を身につけることが出来ます。このように、専門用語の使用は、その都度、慎重に判断することが、円滑なコミュニケーションを実現するための不可欠な要素です。
抽象的な表現：具体例や図解でイメージしやすくする
技術的な説明においては、抽象的な表現が多用されがちです。しかし、具体的なイメージが伴わない説明では、聞き手は内容を理解することが難しくなります。例えば、「このシステムは、高いスケーラビリティを持っています」と言われても、非技術者にはその意味が伝わりにくいでしょう。なぜなら、聞き手は「スケーラビリティ」という言葉の意味や、それが具体的にどのような利点をもたらすのかをイメージできないからです。抽象的な表現は、聞き手の頭の中に具体的なイメージを思い浮かべさせることができないため、理解を妨げる要因となります。
抽象的な表現を避けるためには、具体例や図解を用いて、聞き手がイメージしやすいように説明することが重要です。例えば、先ほどの「スケーラビリティ」の説明であれば、「このシステムは、利用者の増加に合わせて、柔軟に処理能力を向上させることができます。例えば、利用者が100人から1万人に増えたとしても、システムの性能を維持することができます」といった具合に、具体的な状況を想定して説明することで、聞き手はシステムの利点を理解しやすくなります。また、図解を用いることも、理解を助けるために非常に有効な方法です。
たとえば、システムの構成を説明する際には、言葉だけで説明するのではなく、構成図を用いて、各要素の関係性を視覚的に示すことで、聞き手はシステム全体のイメージを容易に掴むことができます。さらに、身近なものに例えて説明することも効果的です。例えば、「データベース」を説明する際に、「データベースは、図書館のようなものです。図書館にはたくさんの本が整理されて保管されていて、必要な時にすぐに取り出すことができます。データベースも同様に、様々な情報を整理して保管し、必要な時にすぐに取り出せるようになっています」といった具合に、聞き手が普段から慣れ親しんでいるものに例えると、理解が容易になります。
ちなみに、説明に使用する具体例や図表は、事前に準備しておくことが重要です。説明の場で即興で考えた具体例は、かえってわかりにくくなる可能性があるからです。準備段階で、説明内容を十分に検討し、どのような具体例や図表が効果的かを考えることが必要です。このように、具体例や図表は、聞き手の理解を助けるための非常に強力なツールです。そのため、技術的な説明を行う際には、具体例や図解を積極的に活用することが推奨されます。そして、これらの説明をより効果的にするのが、次で説明する「図解や例え話」の活用です。
図解や例え話を活用しよう：視覚的に理解を深める方法
フローチャートの活用：複雑なプロセスをシンプルに示す
システムの処理手順や、業務の流れなど、複雑なプロセスを説明する際には、フローチャートが非常に役立ちます。フローチャートとは、各ステップを記号で表し、それらを矢印で繋いで、プロセス全体の流れを視覚的に表現したものです。たとえば、オンラインショッピングの注文プロセスを説明する場合、「商品選択」→「カートに追加」→「購入手続き」→「支払い方法選択」→「注文完了」といった具合に、各ステップを図で示すことで、言葉だけで説明するよりも格段にわかりやすくなります。聞き手は、フローチャートを見ることで、プロセス全体の流れを一目で理解することができるのです。
フローチャートを作成する際には、各ステップを簡潔に表現することが重要です。たとえば、「商品をお客様が選択する」ではなく、「商品選択」と記載することで、簡潔かつ明瞭に情報を伝えることができます。また、各ステップを表す記号にも意味があります。例えば、四角形は処理を、ひし形は条件分岐を表します。これらの記号を適切に使用することで、フローチャートの可読性を高めることが可能です。さらに、フローチャートは、システムの設計や業務改善にも役立ちます。複雑なプロセスをフローチャートで可視化することで、問題点や改善点を特定しやすくなるのです。
具体例を見てみましょう。例えば、あなたが開発したソフトウェアのインストール手順を説明する場合を想像してみてください。言葉だけで説明すると、「まず、インストーラーをダウンロードしてください。次に、ダウンロードしたファイルを実行してください。インストーラーの指示に従って、インストール先を指定してください。インストールが完了したら、ソフトウェアを起動してください」といった具合になります。しかし、この手順をフローチャートで表すと、「インストーラーダウンロード」→「ファイル実行」→「インストール先指定」→「インストール完了」→「ソフトウェア起動」となり、各ステップが明確に示され、手順がより理解しやすくなります。
補足すると、フローチャートは、プログラミングの学習にも役立ちます。アルゴリズムをフローチャートで表現することで、その構造を視覚的に理解することができ、プログラミングの学習効率を高めることが出来ます。また、フローチャートは、様々なツールを使って作成することができます。例えば、Microsoft VisioやLucidchartなどの専用ツールのほか、Microsoft PowerPointやGoogle スライドなどのプレゼンテーションソフトでも作成可能です。これらのツールを活用することで、簡単かつ効率的にフローチャートを作成し、聞き手の理解を深めることが出来ます。このように、フローチャートは、複雑なプロセスをわかりやすく説明するための非常に有効な手段と言えるでしょう。
身近なものに例える：相手の知識と経験に結びつける
技術的な概念を説明する際には、聞き手が普段の生活で慣れ親しんでいるものに例えると、理解が容易になります。これは、人間の脳が、未知のものを既知のものと関連付けて理解しようとする性質を持っているためです。例えば、「サーバー」という概念を説明する際に、「サーバーは、レストランのウェイターのようなものです」と例えてみましょう。ウェイターは、客（クライアント）からの注文（リクエスト）を受けて、厨房（サーバー）に伝え、料理（データ）を客に提供します。このように例えることで、聞き手は「サーバー」の役割を、自分の経験に基づいて理解することができるのです。
身近なものに例える際には、聞き手の知識や経験を考慮することが重要です。たとえば、ITに詳しくない人に「API」を説明する場合は、「APIは、異なるソフトウェア間の通訳のようなものです」と例えるとわかりやすいでしょう。しかし、プログラマーに対して同じ説明をしても、あまり効果的ではありません。プログラマーには、「APIは、関数やメソッドの集合体です」と説明する方が適切です。このように、聞き手のレベルに合わせて、適切な例えを選ぶことが重要となります。また、例え話を用いることで、説明に親しみやすさを持たせることもできます。
具体例を挙げてみましょう。例えば、あなたが開発した新しいデータベースシステムについて、クライアントに説明する場面を想像してみてください。「このデータベースは、従来のシステムと比較して、データの検索速度が10倍高速です」と説明するだけでは、クライアントはその速さを実感することができません。しかし、「このデータベースは、図書館で欲しい本を探すようなものです。従来のシステムでは、1冊の本を探すのに1時間かかっていたとすると、新しいシステムでは、わずか6分で探し出すことができます」と例えると、クライアントはデータベースの性能を具体的にイメージし、そのメリットを理解しやすくなります。
ちなみに、例え話は、説明の冒頭で使うと特に効果的です。聞き手の興味を引き、説明に引き込むことができるからです。例えば、「今日は、インターネットの世界を、高速道路に例えて説明したいと思います」と切り出すことで、聞き手の関心を高め、その後の説明をスムーズに進めることができます。このように、身近なものに例えることは、聞き手の理解を助けるだけでなく、説明に興味を持たせるためにも非常に有効な方法です。聞き手の知識や経験に合わせた適切な例えを用いることで、説明内容をより深く理解してもらうことができます。その上で、次の小見出しで紹介する「図やイラストの挿入」も併せて活用することで、より効果的な説明が実現できます。
図やイラストの挿入：言葉だけでは伝わりにくい情報を補完する
言葉だけでは説明が難しい概念や、構造を説明する際には、図やイラストなどの視覚的な情報を活用することが非常に効果的です。例えば、新しいシステムのアーキテクチャを説明する際に、言葉だけで説明しようとすると、「このシステムは、3つのサーバーで構成されています。1つはWebサーバーで、クライアントからのリクエストを受け付けます。もう1つはアプリケーションサーバーで、ビジネスロジックを実行します。最後の1つはデータベースサーバーで、データを永続化します」といった具合になります。しかし、この説明だけでは、聞き手はシステム全体の構成を正確に理解することが難しいでしょう。
そこで、システムの構成図を提示することで、各サーバーの役割や関係性を一目で理解できるようになります。図には、各サーバーのアイコンと、それらを繋ぐ矢印を書き入れ、データの流れを視覚的に表現します。さらに、各サーバーの役割を簡単に説明するテキストを添えることで、より理解を深めることが可能です。このように、図やイラストは、言葉だけでは伝わりにくい情報を補完し、聞き手の理解を助ける強力なツールとなります。また、図やイラストは、説明にアクセントを加え、聞き手の興味を維持するためにも役立つのです。
たとえば、あなたが新しいスマートフォンの機能を説明する場面を想像してみてください。「このスマートフォンには、高性能なカメラが搭載されています」と説明するだけでは、聞き手はそのカメラの性能を具体的にイメージすることができません。しかし、そのスマートフォンで撮影した写真や、カメラの機能を説明するイラストを提示することで、聞き手はカメラの性能をより明確に理解することができます。このように、図やイラストは、製品の特徴や機能を説明する際にも非常に効果的です。さらに、図やイラストは、説明資料の見栄えを良くし、聞き手の関心を高める効果も期待できます。
補足すると、図やイラストは、プレゼンテーションソフトや画像編集ソフトなどを使って、簡単に作成することができます。また、インターネット上には、無料で利用できるアイコンやイラスト素材が豊富に公開されています。これらを活用することで、見栄えの良い説明資料を手軽に作成することが出来ます。加えて、図やイラストを作成する際には、色使いや配置にも注意が必要です。例えば、重要な部分を強調するために、目立つ色を使ったり、図の要素をバランスよく配置したりすることで、図やイラストの視認性を高め、情報を効果的に伝えることが出来ます。
このように、図やイラストを効果的に活用することで、言葉だけでは伝わりにくい情報をわかりやすく説明することが可能になります。そして、これらの図表は、次で説明する「簡潔な言葉遣い」と組み合わせることで、さらに効果を発揮するのです。
簡潔な言葉遣いを心がける：伝わる文章の組み立て方
// 小見出し：一文を短くする：情報を簡潔に伝えるための基本
一文を短くする：情報を簡潔に伝えるための基本
技術的な説明においては、情報を簡潔に伝えることが重要です。そのためには、一文を短くすることが効果的です。長い文章は、構造が複雑になり、理解しにくくなる傾向があります。例えば、「このシステムは、最新の技術を採用しており、高速な処理を実現していますが、そのためには、十分なメモリ容量を確保することが重要であり、また、定期的なメンテナンスを行うことも必要です」という文章を考えてみましょう。この文章は、情報が詰め込まれすぎており、要点がわかりにくくなっています。
そこで、一文を短く区切ることで、情報を整理し、わかりやすく伝えることができます。先ほどの例を分割すると、「このシステムは、最新の技術を採用し、高速な処理を実現しています。高速な処理のためには、十分なメモリ容量が必要です。また、定期的なメンテナンスも重要です」となります。このように、一文を短くすることで、各文の主旨が明確になり、理解しやすい文章になります。また、一文を短くすることは、文章のリズムを良くし、読みやすくするためにも効果的です。特に、技術的な説明では、情報が複雑になりがちなため、一文を短くすることを心がけることが重要です。
たとえば、あなたがソフトウェアの新しい機能について説明する場面を想像してみてください。「この機能を使うと、データの入力が自動化され、入力ミスを減らすことができ、業務効率が向上します」という長い一文で説明するよりも、「この機能を使うと、データの入力が自動化されます。それにより、入力ミスを減らすことができます。その結果、業務効率が向上します」と、複数の短い文に分けて説明する方が、聞き手は理解しやすくなります。このように、一文を短くすることは、情報を整理し、わかりやすく伝えるための基本と言えるでしょう。
ちなみに、一文の長さは、20～40文字程度が目安とされています。もちろん、内容によっては、一文が長くなることもありますが、その場合でも、できるだけ簡潔に表現することを心がけましょう。加えて、一文を短くする際には、接続詞の使い方にも注意が必要です。例えば、「そして」や「また」などの接続詞を多用すると、文章が冗長になり、かえってわかりにくくなることがあります。そのため、接続詞は必要最小限に抑え、文章の流れをスムーズにすることが重要です。このように、一文を短くし、情報を整理して伝えることは、技術的な説明をわかりやすくするための第一歩と言えます。
接続詞を効果的に使う：文章の流れをスムーズにする
接続詞は、文と文、または段落と段落を繋ぎ、文章全体の流れをスムーズにする役割を果たします。適切な接続詞を使うことで、論理的な文章展開が可能になり、説明の理解度を高めることができます。例えば、「順接」の接続詞である「したがって」「そのため」などは、前の文で述べた内容を受けて、結果や結論を導く際に用いられます。一方、「逆説」の接続詞である「しかし」「ところが」などは、前の文の内容と対立する内容を述べる際に使用されます。これらの接続詞を適切に使うことで、文章全体の論理構成を明確に示すことができます。
しかし、接続詞を多用しすぎると、かえって文章が冗長になり、読みづらくなることがあります。例えば、「そして」や「また」などの接続詞を連続して使うと、文章が単調になり、要点がぼやけてしまいます。そのため、接続詞は必要最小限に抑えることが重要です。接続詞を使わなくても文と文の関係が明確な場合は、接続詞を省略することも検討しましょう。また、同じ接続詞を連続して使うことも避けるべきです。例えば、「しかし」を連続して使うと、文章がくどく感じられます。その場合は、「一方」「ところが」などの類義語を適宜使用することで、文章に変化をつけることができます。
具体例を見てみましょう。例えば、あなたがシステムの導入効果について説明する場面を想像してみてください。「このシステムを導入すると、業務効率が向上します。そのため、人件費の削減に繋がります。さらに、データの精度も向上します。したがって、より正確な意思決定が可能になります」という文章では、「そのため」と「したがって」という2つの順接の接続詞が使われています。これらの接続詞を適切に使うことで、システム導入による効果が論理的に説明されています。このように、接続詞は文章の論理構成を明確にし、内容の理解を助けるために役立ちます。
補足すると、接続詞は、文章の要点を強調するためにも使うことができます。例えば、「重要なのは」「特に」などの接続詞を使うことで、その後に続く内容が重要であることを示すことができます。また、「つまり」「要するに」などの接続詞は、前の内容を要約したり、言い換えたりする際に使うことで、読者の理解を助けることができます。このように、接続詞を効果的に使うことで、文章全体の流れをスムーズにするだけでなく、重要なポイントを強調し、読者の理解を深めることができるのです。接続詞を適切に使用して、明確でわかりやすい技術文書を作成しましょう。
主語と述語を明確にする：誤解を防ぐ文章構成
技術的な説明においては、誤解を防ぎ、正確に情報を伝えることが重要です。そのためには、主語と述語を明確にした文章を心がける必要があります。主語と述語が明確でない文章は、書き手の意図が正しく伝わらず、読み手に誤解を与える可能性があります。例えば、「エラーが発生し、システムの再起動が必要です」という文章では、何がエラーを発生させたのかが不明確です。この場合、「ユーザーの操作ミスにより、エラーが発生し、システムの再起動が必要です」とすることで、エラーの原因が明確になり、誤解を防ぐことができます。
また、主語と述語を近づけることも、文章のわかりやすさを向上させるために重要です。主語と述語が離れすぎると、文章の構造が複雑になり、理解しにくくなります。例えば、「このシステムは、高い信頼性を確保するために、データのバックアップを、万が一の障害発生時に備えて、毎日、自動的に行います」という文章では、主語「このシステムは」と述語「行います」が離れすぎています。これを、「このシステムは、高い信頼性を確保するために、万が一の障害発生時に備えて、毎日、自動的にデータのバックアップを行います」とすることで、主語と述語が近づき、文章がわかりやすくなります。
具体例を見てみましょう。例えば、あなたがソフトウェアのバグについて報告する場面を想像してみてください。「特定の条件下で、この機能は、保存ボタンを押すと、エラーが発生します」という文章では、主語と述語が離れており、何がエラーを発生させるのかがわかりにくいです。これを、「この機能は、特定の条件下で保存ボタンを押すと、エラーが発生します」とすることで、主語と述語が明確になり、バグの内容が正確に伝わります。このように、主語と述語を明確にし、それらを近づけることで、誤解のない、わかりやすい文章にすることができます。
ちなみに、主語と述語を明確にすることは、文章を能動態で表現することにもつながります。能動態の文章は、受動態の文章に比べて、動作主が明確になり、文章が簡潔になります。例えば、「このシステムは、管理者によって設定されます」という受動態の文章を、「管理者がこのシステムを設定します」という能動態の文章にすることで、動作主が明確になり、文章が力強くなります。このように、主語と述語を明確にし、能動態で表現することは、技術文書の明瞭さを向上させるために非常に効果的です。そして、主語と述語を明確にすることで、文章全体の構成が整い、次で説明する「実践トレーニング」の効果も高まります。
非技術者への説明力向上、実践トレーニング方法
社内プレゼンで練習する：同僚からのフィードバックを得る
非技術者への説明力を向上させるためには、実際の場面を想定した実践的なトレーニングが効果的です。そのための有効な方法の一つが、社内プレゼンテーションを活用した練習です。例えば、新しい技術やシステムについて、非技術者の同僚を前にプレゼンテーションを行う機会を設けます。この練習の目的は、専門知識を持たない人に対して、いかにわかりやすく説明できるかを試すことです。プレゼンテーションの準備段階では、聴衆の知識レベルを想定し、専門用語を避け、図表や例え話を活用するなど、これまで学んできたテクニックを駆使して資料を作成します。
プレゼンテーションの実施後は、聴衆からのフィードバックを得ることが重要です。例えば、「説明の中でわかりにくかった点はどこか」「専門用語で理解できなかったものはあるか」「図表や例え話は効果的だったか」など、具体的な質問を通じて、改善点を見つけることができます。同僚からの率直な意見は、自分では気づかなかった問題点を明らかにしてくれます。また、プレゼンテーションを録画し、後で見返すことも効果的です。自分の話し方や、資料の見やすさなどを客観的に評価することで、改善点が見えてきます。
たとえば、あなたが新しいプロジェクト管理ツールについて、社内の非技術者向けにプレゼンテーションを行う場面を想像してみてください。ツールの機能や利点を説明するだけでなく、実際にツールを操作しているデモ画面を見せることで、参加者はツールの使い方を具体的にイメージすることができます。さらに、プレゼンテーションの最後には、参加者からの質問に答える時間を設けることで、理解度を確認し、不明点を解消することができます。このように、社内プレゼンテーションは、非技術者への説明力を向上させるための貴重な機会となります。
補足すると、社内プレゼンテーションは、説明力だけでなく、プレゼンテーションスキル全体の向上にも役立ちます。人前で話すことに慣れることで、自信を持って話せるようになります。また、聴衆の反応を見ながら話すことで、双方向のコミュニケーション能力を高めることができます。加えて、社内プレゼンテーションは、部署間のコミュニケーションを活性化する機会にもなります。異なる部署の社員に対してプレゼンテーションを行うことで、業務内容や課題を共有し、相互理解を深めることができます。このように、社内プレゼンテーションを積極的に活用することで、説明力だけでなく、様々なビジネススキルを向上させることができるのです。
日常会話で意識する：専門用語を使わずに説明する習慣をつける
非技術者への説明力を向上させるためには、日常会話から専門用語の使用を控え、わかりやすい言葉で説明する習慣をつけることが重要です。例えば、同僚との雑談の中で、新しい技術や業界の動向について話す機会は多いでしょう。その際に、専門用語を多用するのではなく、誰でも理解できる言葉を選んで話すように心がけます。例えば、「IoT」という言葉を使う代わりに、「モノのインターネット化」と言い換えることで、相手はその概念を容易に理解することができます。このように、普段から意識して言葉を選ぶことが、説明力向上のための効果的なトレーニングとなります。
また、自分の専門分野以外の話題についても、積極的に関心を持つことが重要です。例えば、新聞やニュースなどで、経済や社会の動向について情報を得ることで、自分の専門分野とそれらの分野との関連性を考えるきっかけになります。そして、それらの関連性について、自分の言葉で説明する練習をすることで、説明力を高めることができます。さらに、異なる分野の人々と積極的に交流することも効果的です。例えば、社内の他部署の人とランチをしたり、社外のセミナーに参加したりすることで、様々なバックグラウンドを持つ人々と話す機会を得ることができます。その際に、自分の専門分野について、相手にわかりやすく説明する練習をすることで、実践的な説明力を身につけることができるのです。
たとえば、あなたが友人に、自分の仕事内容について説明する場面を想像してみてください。「私は、クラウド上で動作するアプリケーションの開発をしています」と説明するよりも、「私は、インターネットを使って、どこからでも利用できるソフトウェアを作っています」と説明する方が、友人には理解しやすいでしょう。このように、日常会話の中で、意識してわかりやすい言葉を使うことが、説明力を向上させるための効果的なトレーニングとなります。さらに、日常会話でわかりやすく説明する習慣をつけることは、相手の立場に立って考えるトレーニングにもなります。
ちなみに、子供に説明することを意識することも効果的です。子供は、大人が当たり前だと思っていることでも、素朴な疑問を投げかけてきます。子供の質問に答えるためには、物事を根本から理解し、かみ砕いて説明する必要があります。例えば、「インターネットって何？」と聞かれたら、どのように答えるでしょうか？このように、子供に説明することを想定して、自分の理解を深め、説明力を磨くこともできます。このように、日常会話から、専門用語を使わずに説明する習慣をつけることで、非技術者への説明力を着実に向上させることができるのです。そして、日常会話で培った説明力は、次で紹介する「ロールプレイング」においても、大いに役立ちます。
ロールプレイングで学ぶ：様々な状況を想定して練習する
ロールプレイングは、非技術者への説明力を向上させるための非常に効果的なトレーニング方法です。ロールプレイングとは、実際のコミュニケーション場面を想定し、役割を演じながら、説明の練習を行うことです。例えば、エンジニア役とクライアント役を決め、新システムの導入について説明する場面を想定して、会話形式で練習を行います。このトレーニングの利点は、実際の場面に近い状況で、説明の練習ができることです。また、相手役からフィードバックを得ることで、自分の説明のわかりにくかった点や、改善すべき点を具体的に把握することができます。
ロールプレイングを行う際には、様々な状況を想定することが重要です。例えば、クライアントの知識レベルを変えたり、説明するシステムの種類を変えたりすることで、多様な状況に対応できる説明力を身につけることができます。また、説明の途中で、クライアント役から質問を投げかけてもらうことも効果的です。質問に適切に答える練習をすることで、実際の場面で想定外の質問をされた場合にも、冷静に対応できる力が身につきます。さらに、ロールプレイングを録画し、後で見返すこともおすすめです。自分の説明の様子を客観的に評価することで、改善点が見えてきます。
たとえば、あなたが、あるソフトウェアの導入を検討している企業の担当者に、そのソフトウェアの特徴や利点を説明する場面を想定して、ロールプレイングをしてみましょう。あなたは、企業の担当者の質問に答えながら、ソフトウェアの利点をわかりやすく説明する必要があります。例えば、「このソフトウェアは、御社の業務をどのように効率化できるのですか？」という質問に対して、「このソフトウェアを導入することで、これまで手作業で行っていたデータ入力が自動化され、作業時間を30%削減できます」といった具合に、具体的な数値を用いて説明することで、説得力が増します。このように、ロールプレイングを通じて、実践的な説明力を磨くことができます。
補足すると、ロールプレイングは、チームで行うことも効果的です。チームメンバー同士で、エンジニア役とクライアント役を交代しながら練習することで、互いの説明の長所や短所を学び合うことができます。また、様々な視点からフィードバックを得られるため、自分一人では気づかなかった改善点を発見できることもあります。さらに、ロールプレイングは、コミュニケーションスキルの向上にも役立ちます。相手の反応を見ながら話したり、質問に適切に答えたりする練習をすることで、双方向のコミュニケーション能力を高めることが出来ます。このように、ロールプレイングを繰り返し行うことで、非技術者への説明力を着実に向上させることができるのです。
まとめ
本記事では、非技術者に対して技術用語をわかりやすく伝え、円滑なコミュニケーションを実現するための具体的な方法を解説してきました。まず、エンジニアが知っておくべき基本原則として、「相手の立場を理解する」「専門用語の言い換え」「情報の重要度を判断する」の3点を説明しました。非技術者の視点に立ち、専門用語を一般的な言葉に置き換え、伝えるべき情報を取捨選択することが、わかりやすい説明の基礎となります。2024
技術的な内容をわかりやすく伝える能力は、エンジニアにとって必要不可欠なスキルです。本記事で紹介したテクニックを参考に、日々の業務の中で実践を積み重ね、非技術者との円滑なコミュニケーションを実現してください。それこそが、プロジェクトを成功に導くための重要な要素となるのです。
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